All den tiden som arbeidstaker utfører arbeid eller står til disposisjon for arbeidsgiver, skal registreres som arbeidstid. Registreringen skal være skriftlig og gi en oppdatert oversikt over faktisk arbeidstid og pauser for hver arbeidstaker.
Her finner du informasjon om arbeidsgivers ansvar og hva som må registreres av arbeidstid og pauser.
Arbeidsgiver skal til enhver tid ha en skriftlig og oppdatert oversikt over hvor mye hver enkelt arbeidstaker arbeider. Det vil si at oversikten må vise hvor mange timer arbeidstakeren faktisk står til arbeidsgivers disposisjon.
Dette gjelder uansett om arbeidstakeren har timelønn, fastlønn eller akkordlønn.
Hva er arbeidsgivers ansvar?
Arbeidsgiver skal sørge for
at all arbeidstid blir registrert skriftlig
en oversikt over faktisk arbeidstid og pausetid for alle arbeidstakere
en rutine for hvem som skal registrere tiden og hvordan registreringen skal gjøres
løpende kontroll med arbeidstiden
Registreringen skal være del av HMS-arbeidet
Rutinen for registrering av arbeidstid skal være en del av virksomhetens systematiske arbeid med helse, miljø og sikkerhet (HMS) og skal lages i samarbeid med arbeidstakerne og de tillitsvalgte.
Registreringen skal blant annet brukes til å
planlegge og fordele arbeidstiden
overvåke/kontrollere at arbeidstiden til arbeidstakerne er i tråd med arbeidsmiljøloven
kontrollere om reglene for arbeidstid følges (for eksempel for tillitsvalgte og Arbeidstilsynet)
Det er derfor viktig at registreringen av arbeidstiden er oversiktlig og lett forståelig.
Disse opplysningene skal oversikten over arbeidstid og pauser inneholde
For hver arbeidstaker skal følgende registreres:
navn
dato
daglig arbeidstid: start- og sluttidspunkt
eventuell overtid: start- og sluttidspunkt
pauser som er arbeidstid: varighet (minutter) og plassering
pauser som ikke er arbeidstid: varighet (minutter) og plassering
Registreringen bør skje fortløpende, helst daglig, for å sikre at opplysningene er riktige.
Oversikten skal vise all arbeidstid
Arbeidstid er alle de timene arbeidstakeren har utført arbeid eller vært disponibel for arbeidsgiver.
Kun overtid etter arbeidsmiljøloven § 10-6 skal registreres som overtid, selv om arbeidstaker etter tariffavtale kan ha krav på overtidsbetaling for merarbeid.
Registrert arbeidstid viser den faktiske arbeidstiden.
Når arbeidstiden varierer, skal arbeidsgiver ha en oversikt som viser faktisk arbeidstid i tillegg til en arbeidsplan med planlagt arbeidstid.
Nei.
Føring av personalliste er et krav fra Skatteetaten i bestemte bransjer.
Personallisten viser riktignok hvem som er på jobb, men registreringen av arbeidstid skal i tillegg bidra til en lovlig og forsvarlig arbeidstidsordning for arbeidstakerne. Virksomhetene som må føre personalliste, må derfor også registrere arbeidstimer.
Se hvilke bransjer som både må føre personalliste og registrere arbeidstimer:
Ledende og særlig uavhengige stillinger er unntatt kravet om registrering av arbeidstid. Arbeidsgiver må likevel kunne dokumentere at arbeidstiden er forsvarlig.
Alle pauser skal registreres, enten pausene regnes som fritid eller som arbeidstid. Registrer antall minutter og plasseringen av pausen i løpet av arbeidsdagen.
hvis det er snakk om en ny pause ved overtidsarbeid (mellom normalarbeidstid og overtid)
hvis arbeidstakeren ikke har tilgang til tilfredsstillende pauserom eller spiserom, eller ikke fritt kan forlate arbeidsplassen i pausen
En ansatt har 30 minutters pause, men må ta pausen på et sted uten tilgang til tilfredsstillende spise- eller pauserom.
Da skal denne tiden registreres som "pause som er arbeidstid".
Begrunnelse
Hvis tiden registreres kun som "pause", gir det feilaktig inntrykk av at det var fritid. Hvis den registreres kun som "arbeidstid", gir det feilaktig inntrykk av at den ansatte slett ikke har fått tid til å spise og hvile.
Oversikten over arbeids- og pausetid må vise når i arbeidstiden pausene er plassert. Dette er viktig for at tillitsvalgte eller Arbeidstilsynet kan reagere på eventuell uheldig plassering av pausen.
Som hovedregel må pauser legges omtrent midt i arbeidstiden.
Eksempel på at det ikke er nødvendig å oppgi plasseringen for hver dag
I virksomheter med faste åpningstider (på dagen), må arbeidstakerne ofte ta pause på samme tidspunkt og like lenge hver dag. Da er det ikke nødvendig å registrere plasseringen av pausene.
Husk likevel kravet om å skille mellom pauser som fritid og pauser som arbeidstid.
Eksempel på uheldig plassering av pausen
Pausen er uheldig plassert hvis arbeidstakeren ikke får ta pause før en time før vaktslutt.
Registrer pausetid som fritid hvis arbeidstakeren både fritt kan forlate arbeidsplassen, og har tilgang til tilfredsstillende spiserom eller pauserom på arbeidsplassen.
Hvordan skal registreringen foregå?
Det er ingen krav til hvordan registreringen skal foregå, heller ikke til om den skal føres manuelt eller elektronisk.
Registreringen kan for eksempel gjøres ved
timelister
adgangskort
apper
stemplingssystemer
Arbeidsgiver kan selv registrere arbeidstiden for hver enkelt, eller be arbeidstakerne om egenrapportering. Egenrapportering vil si at de ansatte selv fører arbeidstiden for eksempel ved hjelp av adgangskort, app, stemplingssystemer eller liknende.
Det er uansett arbeidsgiver som er ansvarlig for at registreringen blir gjort og at den inneholder de nødvendige opplysningene.
Oversikten skal være tilgjengelig for Arbeidstilsynet og arbeidstakernes tillitsvalgte. Den skal også være tilgjengelig for arbeidstakeren selv.
Egne regler for registrering av arbeidstid og pauser innen vegtransport
Det er egne regler for registrering av arbeidstid og pauser for virksomheter og arbeidstakere innenfor vegtransport.
Arbeidstakere i vegtransport må føre arbeidstid i tillegg til registering med fartsskriver.
Registrering med fartsskrivere alene oppfyller ikke arbeidsgivers plikt til å sørge for en forsvarlig arbeidstid i tråd med arbeidsmiljøloven og forskriften.
For vegtransport er det også egne og strenge regler for hvilepauser. Derfor skal start- og sluttid for hvilepauser bli registrert sammen med arbeidstiden.
